Functiebeschrijving

We zoeken een proactieve, ervaren en enthousiaste Administratief Assistent(e) om twee senior managers van het IT-departement te ondersteunen. Je taken zijn gevarieerd en boeiend. Je bent de rechterhand van je collega’s en je zorgt ervoor dat de administratieve dossiers up-to-date zijn en makkelijk kunnen worden opgevolgd. 

Jouw taken als administratief assistent(e) zijn:

• Je beheert de agenda’s van de senior managers en houdt deze proactief up-to-date, je zorgt voor een efficiënte planning en organisatie van de activiteiten voor het team.
• Je monitort, sorteert en verwerkt de e-mails en correspondentie, je volgt ze tijdig op en beantwoordt ze indien nodig.
• Je plant telefoontjes en vergaderingen met interne en externe (ook internationale) stakeholders, en reserveert vergaderruimtes en locaties.
• Je organiseert en coördineert vergaderingen: agendapunten vastleggen, de nodige documenten bezorgen (bijv. via SharePoint), actiepunten traceren en zorgen voor de efficiënte opvolging ervan.
• Je plant en organiseert teamactiviteiten en teambuildingsevenementen: locaties selecteren, agenda’s afstemmen met teamleden, met leveranciers onderhandelen, facturen afhandelen, het cateringteam en andere dienstverleners contacteren.
• Je beheert de reisarrangementen: vluchten hotels en vervoer boeken; inschrijven voor conferenties of evenementen; de facturen ervan afhandelen en opvolgen.
• Je behandelt de inkooporders in SAP en andere systemen, zorgt voor een vlot aankoopproces en je helpt bij het efficiënt traceren van de budgetten voor elk departement.
• Je voert diverse ad-hoc administratieve taken uit, zoals toegangsbeheer, bestellen van benodigdheden, beheren van abonnementen, enz.
• Je ondersteunt nieuwe collega’s door hun onboardingproces te organiseren en hen voortdurend administratief te ondersteunen wanneer ze bij Elia starten.
• Je staat geregeld in contact met de andere interne departementen en externe partners.

Jouw profiel

• Je hebt een bachelor in officemanagement of een vergelijkbaar domein en/of relevante administratieve ervaring. 
• Je hebt enkele jaren ervaring als administrative assistant of in een gelijkaardige ondersteunende functie.
• Je beschikt over uitstekende vaardigheden in MS Office-toepassingen en leert snel nieuwe IT-tools aan.
• Kennis van SAP en ervaring met digitale samenwerkingsplatformen (zoals SharePoint) zijn een pluspunt.
• Je werkt zelfstandig, bent proactief en neemt gemakkelijk het initiatief.
• Je bent gestructureerd, georganiseerd en nauwkeurig, en je kunt prioriteiten stellen bij het organiseren en plannen van je werk.
• Je bent flexibel in het uitvoeren van je taken en onder druk blijf je rustig.
• Je bent sociaal, werkt klantgericht en hebt sterke communicatievaardigheden, zowel met interne als externe stakeholders.
• Je spreekt vlot Nederlands of Frans, en je kan je ook goed uitdrukken in de andere taal, of bent bereid die te leren. Kennis van het Engels is een troef.

Aanbod

Je zal genieten van de volgende extra's: 

• Salaris: Competitief loonpakket, eindejaarspremie, dubbel vakantiegeld, maaltijdcheques (€8 per werkdag), bonus op basis van collectieve resultaten.
• Verzekering: Groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, terugbetaling ambulante zorgen voor het gezin.
• Vakantie: Je hebt recht op 20 verlofdagen en 13 compensatieverlofdagen.
• Sociaal fonds: Eindejaarcheques, premie voor geboorte en huwelijk, en bij de aanschaf van een bril, gebitsprothese of andere medische behoeften vergoeden we een deel van de kosten.
• Communicatie: Je ontvangt een iPhone met abonnement (ook voor privégebruik) en laptop.
• Kortingen: Je geniet 30% korting op je gas- en elektriciteitsrekening.
• Mobiliteit: We bieden je een abonnement voor openbaar vervoer of tussenkomst woon-werkverkeer als een sociaal abonnement (66% van de kostprijs van een maandelijks treinabonnement tweede klasse).
• Elia aandelen: Elia biedt je de mogelijkheid om op aandelen in te schrijven met een korting van 16.66% op de gemiddelde koers van het aandeel. 

Locatie

Emperor - Keizerslaan (kort bij Centraal Station) + homeworking