Functiebeschrijving

Als Executive Assistant van de Chief Customers, Markets and Systems (CO CMS), van Elia Transmission Belgium (ETB) ben je verantwoordelijk voor de efficiënte organisatie, coördinatie en ondersteuning van alle dagelijkse activiteiten van de CO CMS. Je werkt autonoom en met de grootste discretie, beheert vertrouwelijke gegevens en speelt een sleutelrol als schakel tussen de CO CMS, interne stakeholders en externe partners.

Met je professionele aanpak en je organisatietalent draag je bij aan het uniforme en positieve imago van ETB en aan de optimale en efficiënte werking van het office van de CO CMS.

Jouw voornaamste verantwoordelijkheden

• Je zorgt voor het proactief en efficiënt beheer van de agenda van de CO CMS: planning van afspraken, vergaderingen, seminaries en reizen.
• Je organiseert en bereidt vergaderingen (interne/externe), seminaries en documenten voor; je verzamelt en kijkt alle nodige documenten na.
• Je fungeert als contactpersoon en filter tussen de CO CMS en de interne afdelingen of externe contacten; je beheert de aanvragen, consolideert de informatie en volgt de antwoordtermijnen op.
• Je verwerkt de in- en uitgaande post (e-mails, brieven, enz.).
• Je zorgt ervoor dat de administratie m.b.t. uitgaven alsook logistieke aangelegenheden m.b.t. de CO CMS efficiënt verlopen.
• Je updatet continu de informatie m.b.t. professionele en privécontacten.
• Je organiseert de professionele verplaatsingen en staat in voor de coördinatie met externe leveranciers.
• Je fungeert als secretaris van het CMS “core team” (CO CMS & direct reports) en initieert een follow-up van alle actiepunten.
• Je ondersteunt het budgetbeheer van de afdeling: voorbereiden, opvolgen van uitgaven, controleren van facturen.
• Je treedt op als ‘buffer’ en ambassadeur van de waarden van de onderneming; je staat borg voor een coherente en professionele vertegenwoordiging van onze onderneming.
• Met je flexibiliteit, autonomie, discretie en organisatietalent die je voortdurend aan de dag legt, straal je positiviteit en dynamisme uit ten aanzien van alle stakeholders.

Jouw profiel

• Je beschikt over een bachelor diploma (Office Management, Talen, Rechtspraktijk of gelijkwaardig door ervaring).
• Je hebt een zeer goede kennis van het Frans, Nederlands en Engels (mondeling en schriftelijk). Kennis van Duits is een troef.
• Je hebt minstens vijf tot tien jaar ervaring in een gelijkaardige functie bij een directiecomité of hogere leidinggevenden.
• Je kan autonoom, confidentieel en discreet werken, bent flexibel en klantgericht, neemt graag het initiatief en hebt organisatietalent.
• Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en werkt zeer nauwkeurig en professioneel.
• Je bent een uitstekende communicator, facilitator en interface tussen interne en externe contacten.
• Je hebt een gevorderde kennis van MS Office (PowerPoint, Excel, Access, Word, Outlook). Ervaring met SAP is een pluspunt.
• Je bent nieuwsgierig en leergierig naar de mogelijkheden van AI in het verder optimaliseren van je taken.
• Je beschikt over juridische, technische en administratieve kennis. Ervaring met tools voor videoconferentie en mindmapping is een pluspunt.
• Je bent een teamplayer die prioriteiten kan stellen en kan werken onder druk.

Aanbod

• Salaris: Competitief loonpakket, eindejaarspremie, dubbel vakantiegeld, maaltijdcheques (€10 per werkdag), bonus op basis van collectieve resultaten. 
• Verzekering: Groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, terugbetaling ambulante zorgen voor het gezin. 
• Vakantie: Je hebt recht op 20 verlofdagen en 13 compensatieverlofdagen. 
• Sociaal fonds: Eindejaarcheques, premie voor geboorte en huwelijk, en bij de aanschaf van een bril, gebitsprothese of andere medische behoeften vergoeden we een deel van de kosten. 
• Communicatie: Je ontvangt een iPhone met abonnement (ook voor privégebruik) en laptop. 
• Kortingen: Je geniet 30% korting op je gas- en elektriciteitsrekening. 
• Mobiliteit: We bieden je een abonnement voor openbaar vervoer of tussenkomst woon-werkverkeer als een sociaal abonnement (66% van de kostprijs van een maandelijks treinabonnement tweede klasse). 
• Elia aandelen: Elia biedt je de mogelijkheid om op aandelen in te schrijven met een korting van 16.66% op de gemiddelde koers van het aandeel. 

Locatie

Keizerslaan 20, 1000 Brussel