Description de fonction

Nous sommes à la recherche d’un(e) Assistant(e) Administratif(-ive) proactif·ve, disposant de l’expérience et de l’enthousiasme nécessaires pour épauler deux de nos Senior Managers au sein du département IT. Vous vous verrez confier un large éventail de tâches et de responsabilités intéressantes. Vous serez le bras droit de vos collègues et veillerez à la tenue à jour et au suivi fluide des dossiers administratifs. 

En tant qu'Assistant(e) Administratif(-ive), vous serez responsable des tâches suivantes :

• Vous gèrerez les agendas des Senior Managers et veillerez proactivement à ce qu’ils restent à jour, afin d’assurer une planification et une organisation efficaces des activités de l’équipe.
• Vous contrôlerez, trierez et traiterez les e-mails et le courrier, pour garantir un suivi à temps et une réponse, le cas échéant.
• Vous planifierez les calls et les réunions avec les stakeholders internes et externes (y compris internationaux), et gèrerez les réservations de salles et de lieux.
• Vous organiserez et coordonnerez les réunions d’équipe : ordre du jour, diffusion des documents nécessaires (par ex. via SharePoint), prise de note des points d’actions et suivi efficace.
• Vous préparerez les activités de l’équipe et les team buildings : sélection des lieux, alignement des agendas des membres de l’équipe, négociation avec les fournisseur·euse·s, traitement des factures, et contact avec le catering et autres fournisseur·euse·s de services.
• Vous organiserez les voyages professionnels : réservation des vols, hôtels et transports ; inscription aux conférences ou événements ; traitement et suivi des factures correspondantes.
• Vous traiterez les PO dans SAP et d’autres systèmes, afin de garantir des processus de procurement fluides et de contribuer à un suivi efficace du budget de chaque département.
• Vous effectuerez diverses tâches administratives ad hoc, telles que la gestion des accès, la commande de fournitures, la gestion des abonnements, etc.
• Vous aiderez les nouvelles recrues en planifiant leur onboarding et en leur offrant, dès leur arrivée chez Elia, un soutien permanent concernant le volet administratif.
• Vous entretiendrez des contacts réguliers avec d’autres départements internes et des partenaires externes.

Votre profil

• Vous possédez un diplôme de bachelier en administration de bureau ou dans un domaine apparenté, et/ou une expérience administrative pertinente.
• Vous disposez de plusieurs années d’expérience en tant qu’assistant·e administratif·ve ou dans un rôle de support similaire.
• Les applications de la suite MS Office n’ont aucun secret pour vous, et vous êtes capable de maîtriser rapidement de nouveaux outils IT.
• Une connaissance de SAP et une expérience avec des plateformes de collaboration digitale (par ex. SharePoint) sont un atout.
• Vous travaillez de manière indépendante et proactive, en faisant preuve d’initiative.
• Vous êtes une personne structurée, organisée et précise, capable d’établir des priorités dans son travail.
• Vous prenez du plaisir à vous montrer flexible au quotidien et n’avez aucun mal à garder votre calme quand la pression monte.
• Vous êtes sociable et orienté·e clients, avec de solides compétences en communication, avec des stakeholders tant internes qu’externes.
• Vous parlez couramment le français ou le néerlandais, et avez une bonne connaissance professionnelle de l’autre langue ou êtes disposé·e à l’apprendre. La maîtrise de l’anglais est un atout.

Offre

Vous bénéficiez des éléments suivants : 

• Salaire : Package salarial compétitif, prime de fin d'année, double pécule de vacances, chèques-repas (€8 par jour de travail), bonus sur base des résultats collectifs.
• Assurance : Assurance groupe, hospitalisation et remboursement des soins ambulatoires pour la famille.
• Vacances : Vous avez droit à 20 jours de congé et 13 jours de repos compensatoires.
• Fonds social : Chèques de fin d’année, prime de naissance et de mariage, et intervention en partie dans les dépenses liées à des lunettes, une prothèse dentaire ou d’autres besoins médicaux.
• Communication : Vous recevez un iPhone avec abonnement (aussi pour usage privé) et un ordinateur portable.
• Réductions : Vous bénéficiez d’une réduction de 30 % sur votre facture de gaz et d'électricité.
• Mobilité : Nous vous proposons un abonnement aux transports en commun ou une intervention dans le trajet domicile-lieu de travail sous la forme d’un abonnement social (66 % du prix d’un abonnement mensuel de train en deuxième classe).
• Actions Elia : Elia vous offre la possibilité de souscrire à des actions avec une réduction de 16,66% sur le cours moyen de l’action. 

Lieu de travail

Boulevard de l’empereur (à proximité de la gare centrale) + Télétravail