Description de fonction

En tant qu’assistant(e) administratif (-ve), vous soutenez le responsable hiérarchique du département dans l’organisation de ses tâches administratives et opérationnelles.

Votre fonction comprend notamment :

• Apporter un support administratif et organisationnel au responsable du département Portfolio & Program Management (gestion d’agenda, organisation des réunions, etc.), ainsi qu’à l’ensemble du département.
• Créer et suivre les commandes et gérer le suivi des approbations des factures reçues dans SAP.
• Coordonner des événements, y compris des événements internes et des workshops.
• Réserver les voyages et les formations pour l’ensemble du département.
• Organiser des réunions, workshop, événements internes et séminaires à la demande du personnel du département.
• Gérer administrativement les documents (contrats, demandes d’offres, correspondance, etc.) – via SharePoint, le courrier entrant et sortant.
• Enregistrer et acceuillir l’arrivée des nouveaux collaborateurs et des consultants au sein du département.
• Faire partie du pool des assistantes administratives de la direction Grid Solutions afin d’assurer un système de relais entre assistantes, et de soutenir d’autres départements qui n'ont pas d’assistante attitrée.
• Répondre aux questions des clients internes et externes dans le cadre de vos tâches, principalement par e-mail, et gérer la boîte mail.
• Effectuer ponctuellement des traductions de documents, présentations et courriers.

Votre profil

• Titulaire d’un baccalauréat/graduat à orientation administrative ou de secrétariat.
• Vous êtes francophone ou néerlandophone et vous avez une bonne connaissance du néerlandais ou du français, ou vous êtes prête à l’apprendre ; la connaissance de l’anglais est un atout.
• Très bonne maîtrise des applications informatiques telles qu’Outlook, Excel, Word, PowerPoint, ainsi que SAP.
• Une première expérience professionnelle dans un service de support administratif est un plus.
• Proactivité et excellentes compétences d’organisation.
• Discrétion et capacité à traiter des informations confidentielles.
• Sens du travail en équipe et du service client, compétences de communication, aptitude à définir des priorités.
• Capacité à travailler de manière autonome, précise, organisée, tout en conservant une vue d’ensemble dans un environnement dynamique.
• Un intérêt pour le secteur de l’électricité et la technique constitue un atout. 

Offre

• Salaire : Package salarial compétitif, prime de fin d'année, double pécule de vacances, chèques-repas (€10 par jour de travail), bonus sur la base des résultats collectifs.  
• Assurance : Assurance groupe, hospitalisation et remboursement des soins ambulatoires pour la famille.  
• Vacances : Vous avez droit à 20 jours de congé et 13 jours de repos compensatoires.  
• Fonds social : Chèques de fin d’année, prime de naissance et de mariage, et intervention en partie dans les dépenses liées à des lunettes, une prothèse dentaire ou d’autres besoins médicaux.  
• Communication : Vous recevez un iPhone avec abonnement (aussi pour usage privé) et un ordinateur portable.  
• Réductions : Vous bénéficiez d’une réduction de 30 % sur votre facture de gaz et d'électricité.  
• Mobilité : Nous vous offrons un véhicule de service (pas d’usage privé) et une indemnité de mobilité pour les déplacements en dehors des heures de service.  
• Actions Elia : Elia vous offre la possibilité de souscrire à des actions avec une réduction de 16,66% sur le cours moyen de l’action. 

Lieu de travail

Votre lieu de travail principal sera notre site Monnoyer (Brussel), avec la possibilité de télétravail.