En tant qu’Executive Assistant du Chief Customers, Markets and Systems (CO CMS) d’Elia Transmission Belgium (ETB) vous êtes responsable de l’organisation, de la coordination et du soutien efficaces de l’ensemble des activités quotidiennes du CO CMS. Vous travaillez de manière autonome et avec la plus grande discrétion, gérez des informations confidentielles et jouez un rôle clé d’interface entre le CO CMS, les parties prenantes internes et les partenaires externes.

Grâce à votre approche professionnelle et à vos excellentes capacités organisationnelles, vous contribuez à l’image cohérente et positive d’ETB ainsi qu’au fonctionnement optimal et efficace du bureau du CO CMS.

Vos principales responsabilités

• Vous assurez de manière proactive et efficace la gestion de l’agenda du CO CMS : planification des rendez-vous, réunions, séminaires et déplacements professionnels.
• Vous organisez et préparez les réunions (internes et externes), séminaires et documents nécessaires ; vous rassemblez et vérifiez l’ensemble des documents requis.
• Vous agissez comme point de contact et filtre entre le CO CMS et les départements internes ou les contacts externes; vous gérez les demandes, consolidez les informations et veillez au respect des délais de réponse.
• Vous traitez le courrier entrant et sortant (e-mails, lettres, etc.).
• Vous veillez au bon déroulement des aspects administratifs liés aux dépenses ainsi qu’aux questions logistiques concernant le CO CMS.
• Vous mettez continuellement à jour les informations relatives aux contacts professionnels et privés.
• Vous organisez les déplacements professionnels et assurez la coordination avec les fournisseurs externes.
• Vous assurez le secrétariat du « Core Team » CMS (CO CMS et ses direct reports) et effectuez le suivi des actions décidées.
• Vous soutenez la gestion budgétaire du département : préparation, suivi des dépenses et contrôle des factures.
• Vous jouez un rôle de « buffer » et d’ambassadeur des valeurs de l’entreprise, garantissant une représentation cohérente et professionnelle de celle-ci.
• Grâce à votre flexibilité, votre autonomie, votre discrétion et votre sens de l’organisation, vous véhiculez une image positive et dynamique auprès de l’ensemble des parties prenantes.

• Vous êtes titulaire d’un diplôme de bachelier (Office Management, Langues, Pratique du droit ou équivalent par expérience).
• Vous maîtrisez parfaitement le français, le néerlandais et l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. La connaissance de l’allemand constitue un atout.
• Vous disposez de 5 à 10 ans d’expérience dans une fonction similaire auprès d’un comité de direction ou de cadres supérieurs.
• Vous êtes capable de travailler de manière autonome, confidentielle et discrète, tout en faisant preuve de flexibilité, d’orientation client, d’initiative et d’un excellent sens de l’organisation.
• Vous avez un grand sens des responsabilités et travaillez avec rigueur, précision et professionnalisme.
• Vous êtes un excellent communicateur, facilitateur et interlocuteur entre les contacts internes et externes.
• Vous possédez une connaissance avancée de MS Office (PowerPoint, Excel, Access, Word et Outlook). Une expérience avec SAP constitue un atout.
• Vous êtes curieux(se) et intéressé(e) par les possibilités offertes par l’IA pour optimiser davantage vos tâches.
• Vous disposez de connaissances juridiques, techniques et administratives. Une expérience avec des outils de visioconférence et de mind mapping constitue un plus.
• Vous êtes un véritable team player, capable de définir des priorités et de travailler efficacement sous pression.