Description de fonction

L’Assistant(e) de Management joue un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien du bureau et du site à Ostende. Cette fonction combine des responsabilités administratives, organisationnelles et logistiques, afin de soutenir et de coordonner efficacement les processus opérationnels sur le lieu de travail.

Principales tâches :

• Soutien administratif : gestion des documents, rédaction de rapports, suivi des e-mails, gestion de l’agenda.
• Accueil et communication : accueil des visiteurs, réponse aux appels téléphoniques, point de contact pour les interlocuteurs internes et externes.
• Gestion des facilités : suivi des commandes, gestion des stocks, coordination du nettoyage, de l’entretien et des réparations.
• Support logistique : gestion des salles de réunion, des clés, des badges, suivi des livraisons et des expéditions.
• Planification et coordination : appui à l’organisation d’événements internes, de réunions ou de déplacements.
• Collaboration avec d’autres services : tels que IT, RH, fournisseurs externes, etc.
• Assurer une présence permanente au bureau (présence 100% à Ostende).

Compétences importantes :

• Solides compétences organisationnelles et de communication
• Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives 
• Proactif(ve) et orienté(e) solutions
• Discrétion et fiabilité
• Aisance avec MS Office et éventuellement des systèmes ERP tels que SAP
• Orientation client et flexibilité
• Esprit d’équipe 

Votre profil

• Vous êtes titulaire d’un diplôme de bachelier dans une orientation administrative ou logistique, ou vous avez acquis une expérience équivalente.
• Vous disposez de quelques années d’expérience administrative, de préférence dans un environnement opérationnel, ce qui constitue un atout.
• Vous maîtrisez MS Office (Excel, Outlook, Word) ; la connaissance de SAP est un plus.
• Vous travaillez avec précision, de manière autonome et organisée, et vous gardez une vue d’ensemble dans un environnement de travail dynamique.
• Vous avez le sens du travail en équipe et du service au client, vous avez d’excellentes compétences en communication et vous savez établir des priorités.
• Vous êtes flexible et prêt(e) à vous adapter à des tâches et besoins variés.
• Vous êtes prêt(e) à vous déplacer quotidiennement à Ostende et disponible pour assurer une présence permanente sur le site.
• Vous parlez et écrivez couramment le néerlandais et l’anglais ; la connaissance du français est un atout.

Petit fait amusant: À la fin de cette année, nos collaborateurs déménageront à quelques numéros plus loin, où un tout nouvel environnement de travail moderne les attendra. 

Offre

• Salaire : Package salarial compétitif, prime de fin d'année, double pécule de vacances, chèques-repas (€8 par jour de travail), bonus sur la base des résultats collectifs. 
• Assurance : Assurance groupe, hospitalisation et remboursement des soins ambulatoires pour la famille. 
• Vacances : Vous avez droit à 20 jours de congé et 13 jours de repos compensatoires. 
• Fonds social : Chèques de fin d’année, prime de naissance et de mariage, et intervention en partie dans les dépenses liées à des lunettes, une prothèse dentaire ou d’autres besoins médicaux. 
• Communication : Vous recevez un iPhone avec abonnement (aussi pour usage privé) et un ordinateur portable. 
• Réductions : Vous bénéficiez d’une réduction de 30 % sur votre facture de gaz et d'électricité. 
• Mobilité : Nous vous offrons un véhicule de service (pas d’usage privé) et une indemnité de mobilité pour les déplacements en dehors des heures de service. 
• Actions Elia : Elia vous offre la possibilité de souscrire à des actions avec une réduction de 16,66% sur le cours moyen de l’action. 

Lieu de travail

Esplanadestraat 14, 8400 Oostende