Functiebeschrijving

Je maakt deel uit van de dienst Vergunningen en toelatingen Zuid binnen het departement Grid Relations van de directie Grid Solutions. Je rol omvat:

• technisch-administratieve ondersteuning bij de voorbereiding en samenstelling van administratieve toelatings- en vergunningsdossiers (stedenbouwkundige vergunningen, milieuvergunningen, unieke vergunningen, andere), en voor de invoer, het beheer en de opvolging van databanken.

Deze functie omvat de volgende hoofdtaken:

• Je bereidt administratieve toelatings- en/of vergunningsdossiers voor, stelt ze samen en dient ze in bij de bevoegde overheidsdiensten. Je volgt deze dossiers ook verder op. Het gaat onder meer om milieuvergunningen, unieke vergunningen, gemengde vergunningen, stedenbouwkundige vergunningen, domaniale toelatingen en toelatingen op het vlak van natuur en erfgoed. Je doet dit voornamelijk voor het Waalse Gewest, eventueel voor het Brusselse Hoofdstedelijke Gewest en voor de federale overheid (wegenvergunningen en verklaringen van openbaar nut), in nauwe samenwerking met de technische departementen Program Management en Assets en met het departement Grid Relations.
• Je volgt de administratieve stappen vóór en na de verkrijging van de vergunningen op, waaronder de inschrijving in het register.
• Je voert de gegevens van de verkregen vergunningen in de databank (SAP) in en staat in voor het beheer en de opvolging ervan. Dit gebeurt onder meer in het kader van de opvolging van de correcte naleving van milieuacties binnen een milieubeheersysteem (EMS), en meer bepaald ISO 14001. Daarnaast coördineer je de inhoud die afkomstig is van verschillende interne betrokkenen bij Elia.
• Je stelt officiële brieven op die zowel inhoudelijk als vormelijk van uitstekende kwaliteit zijn, zodat overheidsdiensten en derden een passend antwoord krijgen.
• Je legt de nodige contacten, zowel intern met de verschillende diensten binnen Elia, zoals de infrastructuurteams, de dienst Property en de juridische dienst, als extern met onderaannemers, architecten, gemeentebesturen, wegbeheerders en andere betrokken partijen. Zo zorg je voor een optimale opvolging van de ingediende dossiers.
• Je neemt in overleg met de projectbeheerders en onze vergunningenexpert deel aan bepaalde interne vergaderingen. Tijdens deze vergaderingen bepaal je mee welke vergunningen nodig zijn voor de uitvoering van de projecten en zorg je voor de planning en de volledigheid van de betrokken dossiers.
• Je neemt in overleg met de regionale manager deel aan bepaalde interne vergaderingen en initiatieven. Je helpt de interne afstemming te verbeteren, zodat aanvragen tot wijziging van vergunningen optimaal en efficiënt kunnen worden ingediend. Zo zorg je op duurzame wijze voor volledige aanvragen die correct voldoen aan de stedenbouwkundige en milieuregelgeving.
• Je beheert en actualiseert de databanken met betrekking tot de verschillende toelatingen en vergunningen. Je waakt over de kwaliteit van de informatie, stelt de documenten ter beschikking op de server van het departement en klasseert en archiveert deze documenten, waaronder vergunningen, officiële brieven en akkoorden. Zo is de informatie beschikbaar voor het volledige team en voor de andere betrokken departementen.
• Je biedt administratieve ondersteuning aan de verantwoordelijken Vergunningen en Toelatingen bij alle stappen die voorafgaan aan de samenstelling van het dossier, bij de voorbereiding van het vergunningsdossier en tijdens de uitvoering van de werkzaamheden.

Jouw profiel

• Je hebt een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring (dossierbeheerder)
• Je hebt minstens twee jaar werkervaring.
• Je hebt kennis van milieucoördinatie of gelijkwaardige ervaring.
• Kennis van de wetgeving inzake milieu en stedenbouw, gestaafd door relevante ervaring, is een pluspunt.
• Je bent vaardig in het beheer van databanken (SAP) of je bent bereid deze vaardigheid te verwerven en toont al aanleg voor/openheid voor dit soort competenties (gegevens in een databank kunnen invoeren, deze opvolgen, …).
• Techniek boeit jou.
• Het Frans is je moedertaal en je hebt een goede kennis van het Nederlands of je bent bereid om het te leren.
• Je hebt een vlotte pen.
• Je bent gestructureerd, georganiseerd en stipt.
• Je kan zelfstandig werken.
• Je bent een teamplayer.
• Je neemt graag initiatieven.
• Je hebt een zeer goede kennis van MS Office (word, excel en access) en outlook.
• Je hebt een rijbewijs B.

Aanbod

• Salaris: Competitief loonpakket, eindejaarspremie, dubbel vakantiegeld, maaltijdcheques (€10 per werkdag), ecocheques, eindejaarcheques, bonussen op basis van individuele en collectieve resultaten. 
• Verzekering: Groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, terugbetaling ambulante zorgen voor het gezin. 
• Vakantie: Je hebt recht op 20 verlofdagen en 12 compensatieverlofdagen. 
• Communicatie: Je ontvangt een iPhone met abonnement (ook voor privégebruik) en laptop. 
• Mobiliteit: We bieden je een abonnement voor openbaar vervoer of tussenkomst in het woon-werkverkeer (66% van de kostprijs van een maandelijks treinabonnement tweede klasse). 
• Elia aandelen: Elia biedt je de mogelijkheid om op aandelen in te schrijven met een korting van 16.66% op de gemiddelde koers van het aandeel. 

Locatie

Je werkt van uit de Monnoyer site (Brussel) met mogelijkheid tot telewerk.