Assistant(e) administratif/administrative
Numéro de référence:
9714
Description de fonction
La secrétaire du Secrétariat général est responsable de l’assistance administrative à l’organisation et la coordination de l’ensemble des activités des organes de gestion des entités belges du groupe Elia gérées sous la responsabilité du Secrétaire Général.
Ces organes de gestion sont : un Collège de gestion journalière pour Elia Group, un Conseil d’administration et 6 Comités consultatifs.
Il existe également des filiales contrôlées à 100% par Elia Group pour lesquelles des réunions de Conseil d’administration sont organisées.
En tant que secrétaire vos responsabilités principales seront :
- Gestion efficace des agendas de manière proactive : planification de rendez-vous et gestion de l'emploi du temps des membres du Secrétariat Général;
- Préparation avec le Secrétaire Général des réunions des organes sociaux du groupe Elia dans les calendriers outlook et collationnement des documents/présentations nécessaires à ces meetings ainsi que le cas échéant des réunions préparatoires;
- Réalisation des démarches nécessaires au bon déroulement des réunions (logistique, catering, commandes externes diverses [fleurs, code appel communication, etc.] et suivi des listes de présences pour les réunions des organes sociaux;
- Préparation de Canevas des Procès-verbaux des différentes réunions ; envoi et suivi des divers documents pour signature via DocuSign ;
- Préparation et collecte de l’information pour préparer le Reporting trimestriel du Collège de gestion journalière au Conseil d’Administration;
- Mise à jour constante des contacts personnels des dirigeants et des administrateurs et gestion de leurs déplacements professionnels;
- Contact permanent avec les relations internes/externes : établir une étroite collaboration et une communication claire avec ces relations;
- Mise à jour de la liste des mandats des membres du Collège de gestion journalière et le suivi du nombre d’actions détenues par ces membres;
- Archivage papier et électronique des documents officiels (statuts des diverses sociétés du Groupe, procès-verbaux, mandats, dossiers relatifs aux diverses séances, etc.);
- Tâches liées au Code de Conduite, aux actionnaires, à l’ FSMA , aux pouvoirs de signatures;
- Traitement efficace de la correspondance entrante et sortante et paiement des différentes factures liées aux activités du Secrétariat Général.
#Administrative #Legal
#ElectricalElectronicManufacturing #Oil&Energy #Utilities
Votre profil
- Formation de base souhaitée :Bachelier en Secrétariat
- Expérience souhaitée : connaissances administratives, multidisciplinaire
- Bilingue au minimum (Connaissances linguistiques orales et écrites (FR – NL). L’anglais est un plus.
- Connaissances approfondies d'outils informatiques (Powerpoint, Excel, Access, Word, Outlook, Docusign etc)
- Qualités personnelles : discrétion, planification et organisation, flexibilité, esprit d’équipe, bonne communication
#administration #communication #secretary #planning #organisation
Offre
- Salaire : Package salarial compétitif, prime de fin d'année, double pécule de vacances, chèques-repas (€8 par jour de travail), bonus sur base des résultats collectifs.
- Assurance : Assurance groupe, hospitalisation et remboursement des soins ambulatoires pour la famille.
- Vacances : Vous avez droit à 20 jours de congé et 13 jours de repos compensatoires.
- Fonds social : Chèques de fin d’année, prime de naissance et de mariage, et intervention en partie dans les dépenses liées à des lunettes, une prothèse dentaire ou d’autres besoins médicaux.
- Communication : Vous recevez un iPhone avec abonnement (aussi pour usage privé) et un ordinateur portable.
- Réductions : Vous bénéficiez d’une réduction de 30 % sur votre facture de gaz et d'électricité.
- Mobilité : Nous vous proposons un abonnement aux transports en commun ou une intervention dans le trajet domicile-lieu de travail sous la forme d’un abonnement social (66 % du prix d’un abonnement mensuel de train en deuxième classe).
- Actions Elia : Elia vous offre la possibilité de souscrire à des actions avec une réduction de 16,66% sur le cours moyen de l’action.
Lieu de travail
Boulevard de l'Empereur 20, 1000 Bruxelles
