Document Manager
Numéro de référence:
9233
Description de fonction
En tant que Gestionnaire de Documents et membre de l'équipe Project Support Office, vous jouez un rôle essentiel au sein du département Infrastructure. Vous êtes responsable du système de gestion documentaire (Document Management System ou DMS) en veillant à ce que les lignes directrices, les procédures et les instructions relatives à la gestion des documents soient suivies, sous contrôle, sécurisés, accessibles et à jour.
Principales responsabilités :
- Développer et implémenter les politiques et normes en matière de gestion des documents.
- Garantir la conformité des documents par rapport aux exigences légales et organisationnelles.
- Superviser la récupération, le stockage, le dispatching et la suppression des documents.
- Gérer le cycle de vie des documents, de la création à la suppression.
- Entretenir le système de gestion des documents afin de l’améliorer en continu.
- Se coordonner avec les départements pour garantir la conformité des documents.
- Assurer les formations relatives au système de gestion des documents.
- Gérer une équipe de Document Controllers et garantir son fonctionnement efficace.
- Faire office de point de contact entre les Document Controllers et le Project Management Office (PMO) pour des sujets de gestion de la documentation pour des projets d’infrastructure
- Suggérer des améliorations pour les processus de gestion des documents.
- Conseiller les Project Managers ainsi que les directeurs techniques.
Implémentation de projet :
- Soutenir l’implémentation et la configuration d'outils de gestion des documents tels que Aconex et SharePoint.
- Préparer le processus des délivrables comme des plans « as-built » et gérer les fichiers électroniques.
Analyse du marché :
- Gérer les relations avec les fournisseurs eDMS privilégiés.
- Entretenir et améliorer les contrats-cadres avec les fournisseurs.
Votre profil
- Diplôme de bachelier en gestion de documents, en informatique ou équivalent par expérience.
- Expérience avérée en tant que Document Manager ou Lead Document Controller
- Connaissance des systèmes de gestion des documents comme SharePoint et Aconex.
- Maîtrise de MS Office suite.
- Compétences organisationnelles et de gestion du temps solides.
- Tu es néerlandophone ou francophone et tu peux communiquer couramment en anglais.
- Souci du détail et habilité à traiter des informations confidentielles.
Capacités professionnelles souhaitées :
- Faire preuve de compétences solides en organisation, multitasking et priorisation.
- Travailler de manière efficace dans des équipes multiculturelles.
- Faire preuve de dynamisme, de flexibilité et d’empathie.
Offre
- Salaire : Package salarial compétitif, indemnité de représentation, prime de fin d'année, double pécule de vacances, chèques-repas (€8 par jour de travail), écochèques, chèques de Saint-Nicolas et de fin d'année, bonus sur la base des résultats individuels et collectifs.
- Assurance : Assurance groupe, hospitalisation et soins ambulatoires pour la famille.
- Vacances : Vous avez droit à 20 jours de congé, 12 jours de repos compensatoires et 3 jours cadres (après 1 année de service) et jusqu’à maximum 5 jours d’ancienneté (1 jour par 3 années de service).
- Communication : Vous recevez un iPhone avec abonnement (aussi pour usage privé) ainsi que le remboursement de votre abonnement internet et un ordinateur portable.
- Plan PC privé : Mise à disposition d’un budget tous les 3 ans pour un PC/une tablette avec logiciel et périphériques pour usage privé.
- Mobilité : Nous vous proposons une voiture de société et un abonnement aux transports en commun ou un budget mobilité.
- Subsides d’intérêt : Elia Engineering octroie un subside pour alléger le taux d'intérêt des prêts hypothécaires, dès 5 années d'ancienneté et si l’emprunt a été conclu au moment où vous étiez déjà au service de la société.
- Actions Elia : Elia vous offre la possibilité de souscrire à des actions avec une réduction de 16,66% sur le cours moyen de l’action.
Lieu de travail
Léon Monnoyer 3 à 1000 Bruxelles
