Head of project support
Description de fonction
Le/la Head of Project Support est responsable de la gestion des projets pour les services de support et les ressources. Il/elle dirige trois groupes de collaborateurs : Operational Project Assistants (OPA), secrétariat et Document Controllers. Le/la Head of Project Support veille également à identifier, mener et implémenter l’amélioration structurelle du fonctionnement de ces services. Cette fonction est responsable du fonctionnement efficace de certains processus de projet transversaux, pour ainsi fournir des services opérationnels optimaux aux clients internes, aux fournisseurs ainsi qu’aux fournisseurs de services d’Elia.
Les services suivants sont fournis dans le cadre des projets d’Infrastructure, pour lesquels le/la Project Leader (département Investment Program) est responsable :
Gestion des coûts et achats:
- Soutien technique, administratif, budgétaire et financier des projets durant l’ensemble du cycle de vie, dans le système prévu à cet effet (SAP).
- Suivi et soutien du projet en termes budgétaires, financiers et comptables (y compris la gestion des documents de contrat).
- Mise à disposition de l’ensemble des documents nécessaires pour initier les appels d’offre, les commandes et les appels sur contrat-cadre.
- Réception des factures et envoi des accords pour paiement.
- Suivi du planning des milestones du projet dans SAP afin de permettre aux Project Leaders (PL) d’organiser et de réaliser leurs projets le plus efficacement possible.
Gestion des documents:
- Parachèvement, distribution et archivage des documents : corriger, structurer et mettre en page les textes et les présentations à l’aide du lay-out adéquat, contrôle qualité des documents, lancement du flux de validation dans le système de gestion des documents, diffusion par e-mail à l’aide des listes de distribution, etc.
- Dans le cadre des « Large Investment Programs », définir et implémenter un plan de gestion des documents, mettre en place et configurer un système dédié de gestion des documents (par ex. Aconex), gérer les droits d’accès et les processus de validation, garantir la qualité de tous les documents de projet entrants et sortants, reporting, etc.
Le secrétariat offre également un soutien général à la direction Infrastructure, qui n’est pas par définition lié aux projets d’Infrastructure :
- gestion et tenue à jour du classement de l’ensemble des documents dans le système de gestion des documents adéquat afin de s’assurer qu’ils puissent être facilement retrouvés et consultés.
- Création et suivi de petites commandes pour la direction (hôtels, billets d’avion, chaussures de sécurité, etc.), y compris le règlement final (réception des marchandises, facturation, etc.).
- Organisation de rendez-vous, de réunions, d’événements ou de séminaires.
- Exécution de diverses tâches administratives et de missions spécifiques visant à soutenir efficacement le fonctionnement de la direction Infrastructure ou du/de la responsable du département (par ex. gestion du stock des fournitures de bureau, gestion du matériel loué, etc.).
Dans le cadre de cette fonction, il/elle entretient principalement des relations au sein de la direction Infrastructure, par ex. Head of program management (département IP), Program Managers (département IP), Head of Program Management Office (P²MO) ou Program management officers (département P²MO departement), et ce, afin d’identifier les besoins des programmes et des projets en termes de support de projet. Il/elle entretient également des contacts transversaux avec Procurement, Controlling & Accounting afin de garantir le fonctionnement efficace des processus ainsi que des outils (maintenance et amélioration continue).
Il/elle rapporte au Head of P²MO.
Votre profil
Votre profil en tant que Head of Project Support:
- Diplôme en gestion, économie ou équivalent par expérience
- Bonne connaissance de différents programmes (par ex. SAP, MS Office, eDoc, Aconex)
- Bonne connaissance du Néerlandais, français et de l'anglais
- Capacités de leadership
- Connaissance des bonnes pratiques de gestion de projet
- Compétences organisationnelles
- Compétences de planification
- Capacité à établir une relation de confiance
- Capacité à communiquer efficacement avec divers acteurs
- Prise de décision
- Résolution de problème
- Esprit d'équipe
Offre
En tant que Head of Project Support vous pouvez compter sur:
- Salaire : Package salarial compétitif, indemnité de représentation, prime de fin d'année, double pécule de vacances, chèques-repas (€8 par jour de travail), écochèques, chèques de Saint-Nicolas et de fin d'année, bonus sur la base des résultats individuels et collectifs.
- Assurance : Assurance groupe, hospitalisation et soins ambulatoires pour la famille.
- Vacances : Vous avez droit à 20 jours de congé, 12 jours de repos compensatoires et 2 jours cadres.
- Communication : Vous recevez un iPhone avec abonnement (aussi pour usage privé) ainsi que le remboursement de votre abonnement internet et un ordinateur portable.
- Plan PC privé : Mise à disposition d’un budget tous les 3 ans pour un PC/une tablette avec logiciel et périphériques pour usage privé.
- Mobilité : Nous vous proposons une voiture de société et un abonnement aux transports en commun ou un budget mobilité.
- Subsides d’intérêt : Elia Engineering octroie un subside pour alléger le taux d'intérêt des prêts hypothécaires, dès 5 années d'ancienneté et si l’emprunt a été conclu au moment où vous étiez déjà au service de la société.
- Actions Elia : Elia vous offre la possibilité de souscrire à des actions avec une réduction de 16,66% sur le cours moyen de l’action.
Lieu de travail
Quai Léon Monnoyer 3, 1000 Bruxelles
(Travail à domicile est possible plusieurs jours par semaine.)
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